تم تطوير وثيقة خطابات الاهتمام ونصائح تقديم العروض هذه كمصدر لمقدمي الطلبات استنادًا إلى أكثر المشكلات شيوعًا التي حددها المجلس أثناء مراجعة خطابات الاهتمام/المقترحات. هذه الوثيقة هي ملحق وليس المقصود منها أن تحل محل المعلومات والإرشادات الواردة في طلب تقديم العروض و/أو دليل المنح.
نحن نقدر اهتمامكم بتمويل المنح والعمل مع المجلس في القضايا المتعلقة بالأشخاص ذوي الإعاقات النمائية وغيرها من الإعاقات.
نصائح عامة للتقديم العام
- إنشاء حساب DD Suite عبر الإنترنت قبل تاريخ استحقاق خطاب الاهتمام (LOI)
- يجب تقديم جميع طلبات خطاب الاهتمام (LOI) وطلبات العروض الكاملة عبر نظام التقديم عبر الإنترنت DD Suite.
- تأكد من التسجيل في DD Suite قبل وقت كافٍ من تاريخ استحقاق خطاب النوايا.
- ابدأ في إعداد الطلب مبكراً.
- اترك متسعاً من الوقت لجمع المعلومات المطلوبة وتقديمها قبل الموعد النهائي بوقت كافٍ.
- قد تحدث أعطال في الطاقة وغيرها من المشاكل غير المتوقعة ولن يتم قبول الطلبات المتأخرة.
- اتبع التعليمات الواردة في طلب تقديم العروض (RFP) بعناية.
- تأكد من مراجعة طلب تقديم العروض ودليل المنح قبل استكمال مقترحك. ترد المعلومات الهامة في هاتين الوثيقتين.
- قم بتجميع جميع المعلومات الخاصة بخطاب النوايا والعرض الكامل بالترتيب المطلوب. في حالة الخروج عن تنسيق التقديم المطلوب، سيتم تخفيض درجة التقديم الفني الخاص بك.
- استخدام النماذج المقدمة من المجلس فقط. لا ينبغي تقديم أي مجموعات نماذج أخرى.
- تأكد من استكمال جميع عناصر الطلب والردود على متطلبات البرنامج بالكامل.
- المقترحات التي لا تغطي جميع العناصر المطلوبة سيتم تخفيض درجاتها في عملية التقييم.
- ضع جمهورك في اعتبارك.
- لا تفترض أن مراجعي المنح على دراية بمؤسستك أو منطقة خدمتك أو احتياجات مجتمعك. يجب أن يكون طلبك مفهوماً بسهولة من قبل مجموعة واسعة من الجماهير، وبعضهم لن يعرف شيئاً عن مؤسستك. اتبع هذا المبدأ التوجيهي حتى لو كنت قد عملت سابقًا مع المجلس أو تلقيت تمويلًا من المجلس.
- ضع في اعتبارك معايير مراجعة خطاب النوايا والمقترحات ومعايير التقييم عند إعداد طلبك (طلباتك).
- كن واضحاً وموجزاً.
- تقديم معلومات دقيقة وكاملة، بما في ذلك سرد التحديات القائمة والخطط الواقعية لمعالجتها. إذا قمت بحذف أي معلومات أو بيانات مطلوبة، اشرح السبب.
- تأكد من أن المعلومات التي تقدمها في كل جدول، أو مخطط، أو مرفق، وما إلى ذلك، متسقة مع المقترح و/أو سرد الميزانية والمعلومات الواردة في الأقسام الأخرى من مقترحك.
- يجب أن ترتبط ميزانيتك مباشرةً بالأنشطة المقترحة. أكمل جميع النماذج بدقة وكاملة.
- كن منظماً ومنطقياً.
- تفشل العديد من الطلبات في الحصول على درجة عالية لأن المراجعين لا يستطيعون متابعة عناصر الاقتراح المختلفة أو لأن مكونات الطلب لا تتناسب مع بعضها البعض بطريقة متماسكة.
- ادعم مناقشتك بالأدلة.
- يجب أن يُظهر طلبك قدرتك على أن تكون مشرفاً مسؤولاً على أموال المنحة وأن تثبت قدرتك التنظيمية على تنفيذ أنشطة المنحة. إظهار دليل على الاستقرار المالي والإدارة المالية والإدارية السليمة.
- قدم بيانات و/أو أدبيات بحثية لدعم مناقشتك، عندما يكون ذلك ممكنًا ومناسبًا، مع ذكر المصدر. يجب تقديم وثائق المصدر ضمن حدود صفحات السرد السردي للمشروع، كما هو محدد في طلب تقديم العروض. يمكن الإشارة إلى المصادر في متن النص الرئيسي، أو في شكل حواشي سفلية، أو في شكل تعليقات ختامية حسب تفضيلاتك.
- تأكد من حساب الأموال المطابقة المطلوبة بشكل مناسب.
- ما لم يُذكر خلاف ذلك في طلب تقديم العروض (RFP)، يُطلب من الحاصلين على المنح المساهمة بحد أدنى من المطابقة (نقداً أو عيناً) بنسبة25 في المائة من إجمالي تكاليف المشروع (أموال المنحة + المطابقة). لا يمكن استخدام الأموال الفيدرالية كمطابقة. إذا كان المشروع يخدم في المقام الأول منطقة محددة للفقر، فإن الحد الأدنى لمتطلبات المطابقة هو 10 في المائة من إجمالي تكاليف المشروع.
- انتبه لأحجام المرفقات.
- يجب ألا يزيد حجم المرفقات المرفوعة في DD Suite عن 128ميغابايت.
- يجب أن يتم تحميل خطاب النوايا و/أو طلب الاقتراح (بما في ذلك الملاحق) كملف واحد (1 ) كامل.
- قم بتدقيق ومراجعة طلبك الإلكتروني لضمان دقته واكتماله.
- عند تقديم الطلب إلكترونيًا في DD Suite، قم بطباعة الطلب قبل إرساله لضمان التنسيق المناسب والالتزام بمتطلبات الحد الأقصى للصفحات.
- تأكد من أن طلبك يتضمن جميع الملاحق المطلوبة قبل التقديم.
- قم بإرسال جميع المعلومات قبل الموعد النهائي المنشور.
- لن ينظر المجلس في المعلومات و/أو المواد الإضافية المقدمة بعد تاريخ/وقت الاستحقاق المعلن عنه.
- بالإضافة إلى ذلك، لن يقبل المجلس الطلبات المرسلة عبر البريد الإلكتروني أو المواد التكميلية، ما لم تكن هناك مشكلة في نظام DD Suite.
- يمكن لمدير المنح والعقود الإجابة عن الأسئلة الفنية في جميع مراحل العملية المتعلقة باستخدام حزمة DD Suite و/أو متطلبات التقديم الفنية. ومع ذلك، لا يمكن لمدير المنح والعقود الرد على أي أسئلة موضوعية، لأن ذلك قد يوفر ميزة لمقدم الطلب.
نصائح لمقاطع محددة من السرد
فيما يلي بعض النصائح الخاصة بكل قسم سردي مطلوب في خطاب الاهتمام و/أو المقترح. يرجى ملاحظة أنه من غير المتوقع أن يحتوي خطاب الاهتمام (المرحلة الأولى) على نفس مستوى التفاصيل التي يحتوي عليها المقترح (المرحلة الثانية). ومع ذلك، ينبغي على الجهات المستفيدة من المنح أن تحاول تناول النصائح الواردة أدناه بالقدر الممكن والملائم في كلتا المرحلتين.
في جميع الأقسام ذات الصلة من السرد الخاص بك، تأكد من تحديد المشكلة التي يحاول مشروعك معالجتها بوضوح، وتقديم البيانات (مع ذكر المصادر) لدعم هذه المشكلة عندما يكون ذلك ممكنًا ومناسبًا. يجب تقديم وثائق المصدر ضمن حدود صفحات السرد السردي للمشروع، كما هو محدد في طلب تقديم العروض. يمكن الإشارة إلى المصادر في متن النص الرئيسي، أو في شكل حواشي سفلية، أو في شكل تعليقات ختامية حسب تفضيلاتك.
الملف الشخصي لمقدم الطلب
- لا تفترض أن مراجعي المنح على دراية بمؤسستك أو منطقة خدمتك أو احتياجات مجتمعك.
- قدم البيانات و/أو الأبحاث التي تدعم أي نجاحات ذات صلة حققتها مؤسستك، مع الإشارة إلى المصدر والمنهجية، عند الاقتضاء.
- صف كيف تدرك مؤسستك الكفاءة الثقافية وتحققها في عملها. يعتبر المجلس أن الكفاءة الثقافية من قبل الجهات المستفيدة من المنح تشمل ما يلي: أن تكون المنظمة قد حددت القيم والمبادئ والسياسات التي تثبت أن (1) التنوع والاختلافات تحظى بالتقدير؛ و (2) أن تكون المنظمة قادرة على العمل بفعالية عبر الثقافات والتكيف مع السياق الثقافي للمجتمعات التي يتم خدمتها.
السكان المستهدفون
- بالنسبة للمشاريع التي تقدم الخدمات المباشرة، يجب أن يكون 60 في المائة من الأشخاص الذين تتم خدمتهم من ذوي الإعاقات النمائية. إذا لم توضح أنك تخدم الأشخاص ذوي الإعاقات النمائية بالمستوى المطلوب، فلن يتم تمويل اقتراحك.
- بالنسبة للمشاريع التي تخدم الأشخاص ذوي الإعاقات النمائية بشكل غير مباشر، مثل المشاريع التي تدرب أخصائيي الدعم المباشر أو أفراد الأسرة، يرجى توضيح كيف سيكون الأشخاص ذوي الإعاقات النمائية هم المستفيدون الأساسيون في نهاية المطاف.
- قم بتضمين عدد وأنواع الأشخاص الذين سيتم الوصول إليهم من خلال المشروع، على سبيل المثال، عدد الأشخاص ذوي الإعاقات النمائية، وعدد أخصائيي الدعم المباشر.
- اشرح أي خصائص معينة للأفراد الذين تستهدفهم، عند الاقتضاء. على سبيل المثال، هل تستهدف إعاقات معينة، أو فئات عمرية معينة، أو أشخاصاً يعيشون في مواقع جغرافية أو أنواع معينة من المساكن، أو أشخاصاً ذوي مستويات معينة من المهارات/المعرفة، و/أو أشخاصاً ذوي أهداف/اهتمامات معينة؟
- اشرح كيف تخطط لتحديد/اختيار الأفراد الذين سيشاركون في مشروعك، إذا كان ذلك مناسباً. قد يشمل ذلك أنشطة التوعية أو طرق الفحص.
إشراك الأفراد المصابين بالاضطراب الديموغرافي & الأسر
- اشرح كيف سيتم إشراك الأشخاص ذوي الإعاقات النمائية وأفراد الأسرة بنشاط في كل مرحلة من مراحل التطوير والتنفيذ والتقييم، عند الاقتضاء.
التعاون
- كن محدداً قدر الإمكان عند توضيح من هم المتعاونون أو الشركاء المخططون معك. على سبيل المثال، قم بإدراج عدد المدارس وأسماء المدارس التي ستشارك بدلاً من الإشارة بشكل عام إلى نظام ريتشموند المدرسي.
- عند التخطيط للمتعاونين أو الشركاء، ضع في اعتبارك جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين (على سبيل المثال، منظمات المناصرة والوكالات الحكومية والخبراء والمستفيدين) الذين قد يكونون على صلة بمشروعك وكيف يمكن أن يكونوا قادرين على لعب دور.
- وضح إلى أي مدى ناقشت المشروع مع المتعاونين أو الشركاء المخططين للمشروع، وإلى أي مدى أعرب المتعاونون أو الشركاء المخططون عن اهتمامهم بالمشاركة.
- إذا كنت تخطط للتعاون أو الشراكة مع منظمات أخرى في المشروع، يجب عليك إرفاق خطابات التزام بالمقترح (المرحلة الثانية). خطاب الدعم يختلف عن خطاب الالتزام. ويوضح هذا الأخير تفاصيل الموافقة المحددة للفرد أو المنظمة على المشاركة في المشروع إلى جانب ما سيقومون به. سيتم قبول خطابات الدعم العامة ولكنها لا تحل محل خطابات الالتزام.
تغيير النظم، بناء القدرات، & الاستدامة الاستدامة
- وضح ما إذا كان مشروعك يدعم (1) برنامج/خدمة قائمة، أو (2) توسيع برنامج/خدمة قائمة، على سبيل المثال، عن طريق خدمة نوع جديد من الجمهور، أو (3) برنامج/خدمة جديدة تمامًا. لا يمول المجلس المشاريع أو الخدمات القائمة التي تشكل جزءًا من البرنامج أو الميزانية الحالية للمنظمة. كما يقوم المجلس بتمويل المشاريع التي تشكل جزءًا من التفويض الحالي للمنظمة.
- اشرح كيف سيعتمد مشروعك على الموارد الموجودة (مثل مصادر التمويل والخدمات والمعلومات والمنتجات) بدلاً من تكرار الموارد الموجودة.
- اشرح كيف سيفيد المشروع الكومنولث الأوسع، وليس فقط مؤسستك الفردية والأفراد الذين يتعاملون مع مؤسستك الفردية. النظر فيما إذا كانت مواد المشروع ستكون ذات صلة على مستوى الولاية، وإذا لم تكن كذلك، كيف يمكن جعلها أكثر صلة.
- اشرح كيف سيتم إتاحة مواد المشروع، إذا كانت ذات صلة، لأصحاب المصلحة الرئيسيين والكومنولث الأوسع نطاقاً. ضع في اعتبارك أن المجلس ووزارة الصحة والخدمات الإنسانية الأمريكية سيحتفظان بحقوق غير حصرية وغير قابلة للإلغاء في إعادة إنتاج أو نشر أو استخدام المواد التي تم تطويرها بموجب المنحة أو العقد، أو التصريح للآخرين باستخدامها.
- ضع في اعتبارك ما إذا كانت أي مواد أنتجها مشروعك ستحتاج إلى تحديثها بعد انتهاء المشروع، وإذا كان الأمر كذلك، كيف سيتم تمويل التحديثات وتنفيذها.
الأنشطة، والنتائج، وقوة الأدلة (المرحلة الأولى) & خطة العمل: هدف المشروع، والأهداف، والأنشطة، والنتائج، والقصص، ومقاييس الأداء (المرحلة الثانية)
- التأكد من أن نتائج المشروع واضحة/ملموسة للغاية. تحديد النتائج المتوقعة كمياً كلما كان ذلك مناسباً وممكناً.
- لا تقتصر النتائج المتوقعة على النتائج المتعلقة بمقاييس الأداء الفيدرالية. ينبغي للحاصلين على المنح إدراج النتائج المتوقعة الأخرى عند الاقتضاء، مثل زيادة معدلات التوظيف أو زيادة معدلات الإدماج.
- اختر جداول زمنية للأنشطة تكون واقعية لمشروعك بدلاً من أن تكون طموحة.
- بالنسبة للمقترح (المرحلة الثانية)، عند اختيار الجداول الزمنية للأنشطة، يُرجى مراعاة أن نفقات أي أنشطة تبدأ قبل فترة المنحة هي مسؤولية الجهة الممنوحة. الاستثناء الوحيد هو نفقات ما قبل منح المنحة المتعلقة بحضور التوجيه الإلزامي للحاصلين على المنحة الذي يُعقد قبل تاريخ بدء فترة المنحة.
- بالنسبة للمقترح (المرحلة الثانية)، راجع بعناية مقاييس الأداء الفيدرالية واختر فقط تلك المقاييس التي يمكن تحقيقها بشكل واقعي من خلال مشروعك.
- بالنسبة للمقترح (المرحلة الثانية)، لا يتعين عليك تحديد مقياس أداء فيدرالي لكل نشاط من أنشطة خطة عملك إذا لم تكن هناك مقاييس ذات صلة، طالما كان لديك مقياس أداء فيدرالي واحد على الأقل لأحد أنشطة خطة عملك. ومع ذلك، يُتوقع من الجهات المستفيدة من المنح تضمين مقاييس الأداء الفيدرالية والأرقام المستهدفة المتوقعة لكل مقياس، كلما كان ذلك مناسبًا.
- بالنسبة للمقترح (المرحلة الثانية)، يُرجى الإشارة إلى نشاط خطة العمل المحدد المتوقع أن يؤدي إلى مقياس الأداء الفيدرالي المحدد. يمكن القيام بذلك من خلال إدراج مقاييس الأداء الفيدرالية المختارة ضمن نشاط خطة العمل ذات الصلة، وفقًا للنموذج، بدلاً من إدراجها في نهاية خطة العمل.
- بالنسبة للمقترح (المرحلة الثانية)، يمكن لمدير المنح والعقود الإجابة عن الأسئلة الفنية المتعلقة بتعريفات مقاييس الأداء الفيدرالية. سيحضر مقدمو الطلبات الذين وافق المجلس على تمويلهم اجتماعًا توجيهيًا يناقش خلاله مقدم الطلب وموظفو المجلس مدى ملاءمة مقاييس الأداء الفيدرالية المدرجة في المقترح وإجراء التغييرات حسب الحاجة قبل وضع اللمسات الأخيرة عليها.
قوة الأدلة (جزء من قسم "الأنشطة والنتائج وقوة الأدلة" في المرحلة الأولى، وقسم مستقل في المرحلة الثانية)
- قدم بيانات و/أو أدبيات بحثية لدعم مناقشتك، عندما يكون ذلك ممكنًا ومناسبًا، مع ذكر المصدر. يجب تقديم وثائق المصدر ضمن حدود صفحات السرد السردي للمشروع، كما هو محدد في طلب تقديم العروض. يمكن الإشارة إلى المصادر في متن النص الرئيسي، أو في شكل حواشي سفلية، أو في شكل تعليقات ختامية حسب تفضيلاتك.
- اشرح كيف تستند أنشطة مشروعك إلى الأدلة، مقابل مجرد تقديم دليل على الحاجة إلى المشروع (مثل بيان المشكلة).
خطة التقييم (المرحلة الثانية فقط)
- كن محددًا قدر الإمكان من خلال تفصيل طرق التقييم التي تخطط لاستخدامها، ومن سيشارك في كل طريقة، ومتى ستتم كل طريقة خلال المشروع.
- اشرح ما إذا كانت أي من أدوات التقييم الخاصة بك تستند إلى موارد موجودة وما إذا كانت قائمة على الأدلة.
- يجب أن تحدد خطة التقييم الخاصة بك كيفية الحصول على النتائج ومقياس (مقاييس) الأداء الفيدرالية التي أدرجتها في قسم خطة العمل، بما في ذلك المعلومات الديموغرافية المطلوبة لمقاييس الأداء IFA 1.1 و 1.2 (إذا تم اختيارها).